Información vinculada a la reunión de 26.06.2013 [http://etsa.udc.es/web/?p=7056], relativo a los pasos necesarios para la tramitación adecuada de los contratos/matrículas
0. PREVIO
Se parte de la existencia de contratos iniciales y sus correspondientes learning agreements [el proceso de aceptación de las universidades de destino no ha sido todavía completado]
1. ANTES DE MARCHAR
1.1. Nombrar representante para trámites en la ETSAC [escanear, a entregar a Administración documento y cubrir formulario online]
1.2. Realizar matrícula en Administración SIEMPRE antes [en persona o bien online pero siempre pasando por Administración]
2. DURANTE LA ESTANCIA
2.0. El contacto con el coordinador se realizará siempre a través de correo-e [erasmus.etsa@udc.es]. El asunto se indicará en formato:
2013.14_MODALIDAD_ DESTINO_APELLIDOS, NOMBRE_ASUNTO
ejemplo:
2013.14_BILATERAL_UFRJ_ARIOMEVOY, PEPE_M2 PROPUESTA
2.1. Por cada cuatrimestre se puede hacer solicitar una modificación de contrato. Habrá de ser tramitada durante el primer mes a contar desde el inicio del mismo. [Dilatar el envío de la documentación puede generar la imposibilidad de tramitar los documentos]
2.2. El proceso de tramitación de modificación de contrato es el que se indica en el siguiente ESQUEMA
2.3. Se intercambiarán documentos pdf escaneados o firmados digitalmente. Serán nombrados según el formado anteriormente descrito con el prefijosufijo M1, M2, CALIFICACIONES [modificación de contrato número 01, 02 o documentos finales calificaciones], de modo que cada documento incorpore los documentos previos [del más reciente al más antiguo]
ejemplo:
2013-14.BILATERAL_UFRJ_ARIOMEVOY, PEPE_M2.PDF
Para evitar correos-e pesados se enviarán siempre enlazados a dropbox, sugarsync o equivalente.
2.4. IMPORTANTE: Disminuir el número de créditos en las modificaciones puede alterar las condiciones de las becas [se recomienda consultar en el servicio Becas]
2.5. IMPORTANTE: No es posible incorporar materias de diciembre en modificaciones M2 aun figurando NP en acta.
2.6. Una vez firmados los documentos por todas las partes, el representante será el encargado de hacer las modificaciones en la matrícula del alumno de movilidad en la Administración del Centro, si bien es necesario y muy recomendable que el interesado verifique SIEMPRE online la exacta correspondencia entre el contrato, sus modificaciones y el estado de su matrícula
3. AL TERMINAR LA ESTANCIA
3.1 Para entregar en la ORI:
3.1 .1. Certificado fin de estancia. ENLACE [seleccionar según modalidad de movilidad]
3.1.2. Calificaciones obtenidas [transcript of records]
3.1.3. Informe final de estudios. ENLACE [seleccionar según modalidad de movilidad]
3.2. Para enviar al COORDINADOR ETSAC a través de correo-e [erasmus.etsa@udc.es]
3.2.1. Documento DOC [PLANTILLA CERTIFICADO CALIFICACIONES-PLAN VIEJO o PLANTILLA CERTIFICADO CALIFICACIONES-PLAN GRADO] que refleje el estado final del contrato, las materias en destino y sus calificaciones, así como su relación con las materias UDC]. Será nombrado:
2013.14_MODALIDAD_ DESTINO_APELLIDOS, NOMBRE_CALIFICACIONES.DOC
3.2.2. Calificaciones obtenidas [scan del transcript of records, incluidos los certificados de cursos de idiomas, stages, estagios… que pudieran no figurar en el transcript pero sí en el contrato de estuidos. Será enviado en un único documento PDF nombrado:
2013.14_MODALIDAD_ DESTINO_APELLIDOS, NOMBRE_CALIFICACIONES.PDF
El documento PDF deberá incorporar la copia firmada de la última modificación de contrato de estudios con todas sus firmas.
3.3. IMPORTANTE: hasta que esta información no esté entregada correctamente no será posible hacer el reconocimiento académico de los créditos cursados en destino.
3.4. IMPORTANTE: si se detectara cualquier error en el expediente, el alumno deberá comunicarlo inmediatamente a la Administración del Centro [Se estima cerrar el proceso el 31.12.2014]
4. OTRA INFORMACION
4.1. Presentacion utilizada PDF: 2013.06.25_REUNION_lr
4.2. correo-e de Administración para consultas: administracion.arquitecturasuperior@udc.es
